De inleiding houd je beknopt. Gebruik vier a zes regels (dat is maximaal 75 woorden) en deel direct de belangrijkste informatie met de journalist. Beantwoord zoveel mogelijk van de vijf W's en H. Wie? Wat? Waar? Waarom? Wanneer? En hoe? We gebruiken letterype Arial, 14px, in zwart en dikgedrukt. Onder de inleiding plaatsen we een afbeelding.
Na de introductie gaan we door met de lopende tekst. In de lopende tekst gebruik je lettertype Arial, 14px en kleur zwart. De tekst is hier niet dikgedrukt. Cijfers tot en met twintig schrijven we voluit, evenals tientallen tot honderd. Overige getallen, zoals 22, 74 en 138 niet. De breedte van het persbericht is 615px.
Ga je door naar een nieuw onderwerp of onderdeel? Begin dan ook een nieuwe alinea. In de lopende tekst geef je meer informatie over belangrijke feiten en deel je details met journalisten zodat zij er een mooi verhaal van kunnen maken. Paragrafen dienen elkaar op natuurlijke wijze op te volgen en voorkom dat je in herhaling valt. Zorg dat je persbericht oprolbaar is zodat de journalist het bericht kan inkorten indien gewenst.
We nemen altijd een quote van een leidinggevende of een medewerker op in onze persberichten. We vermelden daarbij de naam van de persoon, de functietitel en plaatsen het citaat tussen dubbele aanhalingstekens. "Op deze manier geef je een gezicht aan het persbericht" aldus Paul Pater, Managing Director bij Smart.pr.
Beeldmateriaal is belangrijk. We voegen dus altijd een afbeelding (en eventueel video) toe aan onze persberichten. Zorg dat de afbeeldingen minimaal 5 MB zijn en in JPG formaat. De bestandsnaam bevat een omschrijving van de foto en geeft aan dat de foto rechtenvrij is.
Onder de afbeeldingen plaatsen we de melding 'Einde bericht'. Hierdoor weet de journalist dat het voor het publiek bestemde gedeelte van het persbericht voorbij is. Hieronder plaats je vervolgens nog je contactgegevens en eventuele aanwijzingen voor de journalist.
